Casos de uso

Administración y facturación

Te ayudamos a ver dónde se atascan tus facturas, tus cobros y tu cierre de mes.

01Lo que suele pasar

Problemas típicos que te ayudamos a resolver

  • Procesos lentos y muy manuales

    Mucho trabajo a mano y poco control. Quien lo hace sabe qué pasos sobran y cuáles fallan.

  • El cierre se alarga cada mes

    Se cuadra a mano y el cierre llega tarde. Tu equipo sabe qué lo retrasa y qué cambiar primero.

  • Errores que obligan a rehacer el trabajo

    Se corrige lo mismo una y otra vez. Tu equipo sabe en qué paso nace cada error.

  • Mala coordinación con otras áreas

    Los datos llegan tarde o incompletos. Tu equipo sabe dónde se corta el circuito con el resto.

  • El dinero tarda en entrar

    El cobro se alarga y nadie sabe en qué paso. Tu equipo sabe dónde se pierde el tiempo.

  • Todo depende de pocas personas

    Solo ellas saben hacer ciertas tareas. Si faltan, el trabajo se para.

02Un casoCaso tipo, sin datos de ningún cliente

Una distribuidora que cobraba cada vez más tarde y no sabía por qué

Punto de partida

Una empresa de distribución con dos almacenes y unas 140 personas, que vende a tiendas y a grandes cadenas. El director financiero veía que cada trimestre se cobraba más tarde y que el cierre de mes se alargaba. Pensaba que las grandes cadenas retrasaban los pagos a propósito y que en cobros faltaba gente.

La pregunta«¿Qué le pasa a una factura desde que se toma el pedido hasta que se cobra, y dónde se retrasa?»A quiénA administración, cobros, atención al cliente, comerciales y jefes de almacén, unas 45 personas.

Lo que salió

  1. 1Las grandes cadenas devolvían facturas sin avisarSus programas rechazan cualquier factura que no lleve su número de pedido. Nadie se enteraba hasta que cobros llamaba el día del vencimiento, y la factura volvía a empezar.
  2. 2El precio pactado no llegaba a la facturaLos comerciales cerraban descuentos por teléfono o por correo y no los apuntaban en el pedido. El cliente pagaba solo lo que reconocía y el resto quedaba pendiente durante meses.
  3. 3Cobros reclamaba facturas que el cliente había protestadoCuando un cliente protestaba una factura, atención al cliente pedía por correo que se rehiciera. Cobros no se enteraba y seguía reclamando la factura antigua.
«Llamo para reclamar una factura y el cliente me dice que nos la devolvió hace un mes.»
Gestora de cobros · Administración

Qué se hizo

  1. 1/3El número de pedido del cliente pasó a ser obligatorio para poder facturar.
  2. 2/3Los descuentos pasaron a apuntarse en el pedido al cerrarlo. Si no está apuntado, no se aplica en la factura.
  3. 3/3Cobros y atención al cliente empezaron a compartir una lista de facturas protestadas, que revisan juntos cada semana.
Después

Cobros dejó de reclamar facturas que el cliente había devuelto. Cuando un cliente protesta una factura, cobros y atención al cliente lo saben el mismo día.

¿Dónde se atascan tus facturas?

Escríbenos y cuéntanos qué te preocupa de la facturación y los cobros. Te explicamos cómo sería preguntar a todos los que tocan una factura.

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